Il est souhaitable de ne proposez des séminaires que si vous disposez d’une salle de réunion d’une dimension suffisante pour accueillir un public généralement assez nombreux. Rares sont les séminaires qui ne regroupent qu’une vingtaine d’individus. Essayez, dans la mesure du possible (et/ou de vos moyens ;-) d’organiser cette salle en deux espaces communiquant et clairement définis :

Les intervenants

Pour une meilleure visibilité des intervenants une estrade (escamotable ?) est recommandée. L’espace consacré au(x) conférencier(s), doit être d’une surface pas trop limitée, confortable et conviviale. Le mobilier choisi doit pouvoir convenir à un intervenant seul ou à un groupe. Dans le cas d’un orateur unique qui s’exprimera généralement plus volontiers debout, il est recommandé de lui proposer un pupitre équipé d’un microphone. Cela lui permettra d’y poser plus pratiquement ses élements de discours et autres notes. Si les intervenants sont plusieurs ils devront dès lors disposer d’une table (ou d’un ensemble de tables) suffisament spacieuses pour tous les accueillir. Autre solution, généralement plus conviviale, une disposition comprenant des fauteuils de bureaux à assises basses et tables basses équipées elles aussi de microphones, le tout faisant face au public. Un sol incliné en forme d’amphithéatre reste bien sur l’idéal.

L’éclairage : un élément à ne pas négliger !

Pour que le public du séminaire reste attentif il est utile qu’un éclairage suffisement puissant soit dirigé sur l’estrade. Il est recommandé que celui équipant la zone des participants soit plus faible tout en conservant une quantité suffiante pour une prise de notes dans de bonnes conditions. Dans l’idéal, cet éclairage doit être intégré au plafond et disposé sous forme de spots orientables et utilisables ou non en fonction du nombre de partcipants.

Mobilier :

bien que les sièges de conférence soient souvent légers et pliables de manière à simplifier le stockage et permettre de vider l’espace plus facilement pendant les périodes de non utilisation il est recommandé qu’ils soient un minimum confortables. Ne lésinez pas sur la qualité de l’assise, rien de plus désagréable et donc pas très ‘‘vendeur’’ que de se contenter d’un matériel pas toujours au top. Négligez cet aspect et le bouche à oreilles aura tôt fait de produire une publicité contre productive. Certains modèles peuvent être équipés d’une tablette faisant office d’écritoire, un accessoire bien souvent utile voir même indispensable si vous ne souhaitez pas investir dans des tables de travail. Tables qu’il est tout de même recommandé de posséder en cas de besoin. Quelque soit la configuration choisie pensez à maintenir des distances suffisantes entre les différents éléments pour que la circulation des participants soient optimisée;

Premier élément indispensable : un vidéo-projecteur installé sur un support au sol ou, mieux encore, fixé au plafond. Il sera relié aux ordinateurs des intervenants eux mêmes connectés en wi-fi à Internet dont le débit doit être le plus puissant possible. L’écran de projection doit lui aussi être de qualité (là encore, ne lésinez pas car il en existe des modèles à petits prix mais généralement, dans cette gamme de tarif, associés à une luminosité et une planéité plutôt médiocre). Dans l’idéal choisissez une écran retractable sous carter pour prendre le moins de place possible et surtout éviter les manipulations trop fréquentes qui généralement abiment. Dernière recommandation que l’écran de projection soit adapté à la taille de la salle. Un pointeur laser pour aider le présentateur dans sa démonstration est un complément souvent oublié bien que très pratique. Plus classique et moins couteux tout en tant restant encore fort utile : un tableau blanc sous forme de chevalet de conférence permettra une interactivité avec le public plus importante. Il permet facilement la prise de note et la présentation de schémas au fur et à mesure des démonstrations.
Si votre salle est de dimension importante et donc apte à accueillir une assemblée plus importante ne négligez pas sa sonorisation et multipliez le nombre de microphones pour les intervenants et de modèle à mains et sans fil pour leur public.

Le ‘‘problème de l’équipement et de l’installation de votre salle étant maintenant derrière vous tout le reste est encore à inventer.

La présence d’un restaurant dans votre centre, même si c’est un avantage indiscutable, n’est pas un motif qui constitue un empêchement radical à l’organisation de séminaires. Vous pouvez, pourquoi pas déléguer cette partie à un restaurant proche de vos installations qui se chargera de cette étape et avec lequel vous pouvez parfaitement organiser un partenariat.

Autre solution : faire appel à un traiteur qui vous livrera sur place. Un buffet peut être, aussi, une solution plus facile à mettre en place en interne, dans la mesure où dans un cas comme dans l’autre vous disposez au minimum de place ou d’autres salles, indépendantes de la salle de séminaire.

Dernier élément à mettre en place, la plus facile puisque c’est votre ‘‘coeur de métier’’ les parties de bowling. Elles entrecouperont agréablement une ou plusieurs fois, les longues séances de séminaire, permettant aux participants de décompresser et de relacher leur attention. Ces séances récréatives permettent ensuite aux participants de ‘‘repartir au combat’’ tout en étant plus attentifs que lors de séminaires inintérompus durant toute une journée. Un argument à mettre en avant pour achever de convaincre vos clients !